zofim.org.il
  
 


 
אתר משלחות קצרות
חץ  מגזין הכתבות דף הבית » אתר משלחות קצרות » כתבה: שלבים בהוצאת משלחת שבטית

תמונת מגזין שלבים בהוצאת משלחת שבטית פורסם על ידי חן קסו
בתאריך 3/10/2018
בכתבה זו צפו 149 גולשים

  שלבים בהוצאת משלחת שבטית/הנהגתית 2019

 

1. הסכמה על משלחת יחד עם כל הגורמים המעורבים - ראש השבט/ההנהגה, מרכזי השבט, מרכזים צעירים - כולם צריכים להיות מעורבים בהחלטה הראשונה לגבי משלחת שבטית, כולם צריכים להיות בעד כדי שתצאו להרפתקה הזו במשותף. מומלץ כבר בשלב זה להחליט על אדם אחד שילווה את תהליך הוצאת המשלחת מתחילתה ועד סופה - זה יכול להיות גם בוגר של השבט שאינו לוקח כרגע חלק פעיל בצופים ודרך המשלחת אולי יחזור לפעילות.

2. אפיון צרכים של קהל היעד – בתור התחלה, עליכם לחשוב ולתכנן מהם צרכי השבט/ ההנגה וצרכי הקהילה נכון לתקופה זו. משלחת טובה היא משלחת שעונה על מטרות השבט/ ההנגה לטווח הרחוק (לדוגמא - חיזוק שכבה בוגרת או שכבת נעורים מסוימת, טיוב תכנית קורס ההדרכה או תהליך הבטחת ח' וכן הלאה).

 

4. קבלת אישור להוצאת משלחת שבטית - לפני שמתקדמים בתהליך, על כל שבט שרוצה לארגן משלחת שבטית לקבל אישור עקרוני ממרכז ההנהגה וממנהל המרחב באגף חינוך של התנועה. בכל הנהגה יש איש צוות הנהגה שאחראי על המשלחות והוא מכיר את הנוהל - פשוט יש לפנות אליו ולבקש אישור שיישלח גם אל דור פוזנר באי-מייל: dor@zofim.org.il

 

5. בחירת יעד המשלחת- ההחלטה מבוצעת ביחד עם צוות המשלחות הקצרות- בהתאם להיצע המשלחות באותה נקודת זמן ובהתאם ליכולות השבט (תאריכי המשלחות הקיימות אל מול אירועי השבט באותה תקופה, מגבלת מקומות במשלחת וכן הלאה). * אם כבר קיימת שותפות כלשהי של השבט או שיש דרישה מיוחדת ליעד מסוים, יש להודיע על כך מראש ואנו כמובן ננסה לדאוג לכך שזה יקרה.

 

6. פגישת תכנון משלחת – בשלב זה תתקיים פגישה משותפת למחלקה לקשרים בינלאומיים, מרכז ההנהגה או מלווה השבט בהנהגה והצוות הבוגר בשבט (מרכזי שבט וראש שבט). ארגון פגישה זו הוא באחריות מרכז השבט וחייב להתקיים בתחילת תהליך הוצאת המשלחת.

בפגישה זו תיבחן התכנית השבטית ושיקוף המצב השבטי נכון לאותה תקופה, מקורות מימון (במידה וקיימים – מימון שבטי, הנהגתי, עירוני/יישובי, שותפויות וכן הלאה), גודל המשלחת הרצוי והאפשרי, גיל החניכים אליהם פונה המשלחת, אנשי קשר אשר מולם יתנהל תהליך הוצאת המשלחת לפועל וכן הלאה.

 

7. מציאת ראש משלחת ומלווה בוגר – בשלב זה יש לבחור מלווים בוגרים למשלחת. דרישות התפקיד לראש המשלחת ומלווה בוגר נמצאים במסמך נפרד. ההמלצה שלנו היא שהמשלחת תתנהל ותתופעל על ידי ראש משלחת שהינו בוגר שאינו מרכז השבט וזאת על מנת להוציא לפועל תכנית חינוכית ולוגיסטית מקיפה ויסודית ככל האפשר. כל ראש משלחת חייב לעבור תהליך מיון במחלקה לקשרים בינלאומיים טרם הוא ממונה לתפקיד.

* על ראש המשלחת והצוות הבוגר היוצא למשלחת להיות זמינים ומוכוונים לתהליך ההכנה למשלחת הן ברמת העברת התכנים לחניכים והן ברמת הלמידה ותהליך ההכשרה לצוות הבוגר.


* שימו לב -
  צוות בוגר במשלחות, לרבות מרכזי שבטים צריכים לעבור סדנת מיון במחלקה לקשרים בינלאומיים על -מנת להתקבל להיות מלווים בוגרים במשלחות הקצרות. לטובת זאת, 
יש להגיש קורות חיים דרך האתר.

 

8. בניית תכנית שנתית - על ראש המשלחת ביחד עם צוות רלוונטי בשבט לכתוב תיק חינוכי ובו:

  • מטרות המשלחת - בהתאם לתכנית השנתית של השבט.
  • מבנה המשלחת - קהל היעד, צוות הדרכה וכו'.
  • תהליך הכנה - תכנון תהליך ההכנה בהתאם לדרישות המחלקה לקשרים בינלאומיים. במידה והשבט מחליט להרחיב ו/או להתאים את תהליך ההכנה למשלחת הספציפית שלו - יש לכתוב זאת בפירוט בתיק החינוכי.
  • לו"ז להמשך - בהתאם לדרישות תהליך ההכנה.

 

9. מפגשי הכנה לראש המשלחת ולצוות הבוגר היוצא למשלחת – חובה!

 מפגשי ההכנה ייערכו אחת לחודש במטה התנועה בבית פיליפס החל מחודש פברואר ועד הנסיעה בתאריכים שיפורסמו טרם ההתחייבות לתהליך. היציאה למשלחת מותנת בנוכחות בכלל מפגשי ההכנה.

 

10. התנעת התהליך בשבט -  

  • פרסום המשלחת – הוצאת חוזר לכל הורי החניכים בשכבה הרלוונטית ובו פרטי המשלחת הידועים עד כה וכן תאריך לאסיפת הורים למתן פרטים על המשלחת.
  • איסוף אישור הורים ראשוני – מניסיון, הרבה פעמים הילדים מאוד מעוניינים לצאת למשלחת אך לא משתפים את ההורים שהם מתחילים את תהליך המיון. במקרה כזה, רק בשלב מתקדם, כשההורים מתבקשים לשלם עבור המשלחת, מתחוור לראש המשלחת והמרכז כי חלק מהחניכים שהתקבלו לא יכולים לצאת לאור חוסר אישור מצד ההורים. על כן – אנחנו ממליצים מאוד להדפיס אישור הורים בסיסי (תאריכים, מחיר וכו') אותו יצטרכו החניכים להביא על מנת להתמיין למשלחת. זוהי דרך מעולה גם לקבל הצהרת כוונות ראשונית מצד ההורים לשלוח את הילדים למשלחת השבטית.
  • מיון החניכים – על כל השבטים לבצע תהליך מיון מסודר בפורמט ובתיאום עם צוות המשלחות הקצרות לחניכים המעוניינים לצאת למשלחת השבטית. גם אם כמות החניכים אינה דורשת סינון, יש לקיים מיונים כחלק מתהליך היציאה למשלחת על מנת לוודא שהחניכים יוצאים למשלחת מהמניעים הנכונים.
  • קיום אסיפת הורים-  בנוכחות מרכזי השבט, ראש המשלחת, ראש השבט ונציג מצוות המשלחות הקצרות. באסיפה יינתנו להורים כלל פרטי המשלחת וכן שאלות ההורים יקבלו מענה.

 

11.  איסוף טפסים ותשלום עבור המשלחת-  לאחר תהליך המיון ופרסום שמות היוצאים למשלחת – יש לאסוף מהחניכים את הטפסים הנדרשים ליציאה למשלחת. יש לשלוח את הטפסים ישירות למחלקה באמצעות אתר האינטרנט שלנו. במקביל, תשלום עבור המשלחת מתבצע באמצעות אתר התשלומים של המחלקה.

 

12. מפגשי הכנה – כל ראש משלחת יקבל מצוות המשלחות הקצרות תכנית חינוכית ובה תכני חובה לכל המשלחות הקצרות של התנועה. במידה וראש המשלחת מעוניין לשנות את התכנית החינוכית למשלחת שלו על מנת להתאימה לחברי המשלחת (רצוי ואפשרי) – עליו לתאם זאת מול רכזת ההדרכה של המשלחות הקצרות.

בנוסף המחלקה לקשרים בינלאומיים מארגנת מידי שנה סמינר משלחות קצרות – הנוכחות בסמינר זה מהווה תנאי יציאה עבור חניכי ובוגרי המשלחת. (הסמינר ייערך השנה בתאריכים 31/05-01/06.

כמו כן, כל חברי המשלחת חייבים לעבור קורס מקוון ותדריך על ידי קצין ביטחון של משרד החינוך טרם יציאת המשלחת. תיאום התדריך תחת אחריות ראש המשלחת.

 

 13. תחקיר לראש המשלחת – גם הוא חובה על ראש המשלחת והצוות הבוגר המלווה. התחקיר מתקיים במשרד המחלקה לקשרים בינלאומיים ומתבצע על ידי מנהלת המחלקה. על ראש המשלחת להגיע לפחות כחצי שעה טרם התחקיר על מנת לעבור על הפרטים האחרונים יחד עם מנהל תחום משלחות קצרות.

 

14. יציאה למשלחת- הגעתם עד כאן, לא עייפים בכלל אבל מרוצים מאוד. כל ההכנות נעשו, כל התדרוכים האחרונים הועברו, המזוודות נארזו וכל כרטיסי הטיסה כבר הודפסו. הכנתם את הכול - ומה עכשיו?

ביום הטיסה, נפגשים עם החניכים בנקודת מפגש בנמל התעופה או במיקום הכינוס ביישוב/בעיר (אם יש הסעה מאורגנת) ומוודאים שכולם הגיעו ושלכולם יש את כל הציוד הדרוש וכמובן דרכון.

בשדה התעופה תפגשו נציג מהמחלקה לקשרים בינלאומיים ולאחר תדריך אחרון וחלוקת נרתיקי טיסה לחניכים ובהם כרטיסי הטיסה ופנקס כיס למשלחיסט - מתחילים את תהליך הכרטוס ולמעשה יוצאים למסע הצופי שלכם מחוץ למדינת ישראל.

שיהיה בהצלחה!

 

קשר בזמן המשלחת- בזמן השהות בחו"ל על ראש המשלחת להיות זמין 24 שעות ביממה לשיחות או הודעות של מנהל תחום משלחות קצרות. יש לעדכן פעם ביום (במייל או בטלפון, בהתאם למצב הקליטה במקום) אודות הנעשה במשלחת ושלום חבריה. כמו כן – רצוי מאוד מאוד להרבות בתמונות במהלך היום ולשלוח אותן למנהל תחום משלחות קצרות על מנת שיגיעו אל הורי החניכים במייל יומי.

זכור – הורים רגועים = ראש משלחת רגוע (וגם להיפך). כמו כן – במידה ואפשרי, אנו ממליצים להעלות סיקורים לאתר או לפייסבוק השבטי על מנת לשתף את שאר חברי השבט בחוויה אותה חווים חברי המשלחת.

לטובת ראש המשלחת, כל התקשורת מול הורי החניכים מתבצעת על ידי צוות המשלחות הקצרות. הדבר מאפשר תפעול אחראי ורגוע יותר של חברי המשלחת.

 

15. מפגש סיכום- הנוכחות במפגש זה הינה חובה – המפגש ייערך השנה בתאריך ה27.8 החל משעות הבוקר ועד שעות אחה"צ.

מטרתו של המפגש להשלים את התהליך החינוכי ולסגור מעגל, להציף חוויות אותן החניכים חוו במהלך המשלחת ולתת פלטפורמה לשיתוף ורפלקציה אישית. המפגש עוסק בחוויה האישית של כל חבר במשלחת, ביחסים החברתיים שבין חברי המשלחת, נקודות לשיפור ולשימור מהמשלחת וכיצד ניתן להשתמש בידע והניסיון הנצבר על ידי חברי המשלחת על מנת לקדם ולסייע לשבט, לקהילה ולתנועת הצופים. פעילות הסיכום נכתבה על ידי צוות המחלקה ותישלח לראש המשלחת כחלק מהמערך החינוכי.

חשוב לזכור כי המשלחת אינה רק מספר הימים בהם נמצאים מחוץ למדינת ישראל, אלא גם תהליך ההכנה לקראתה ותהליך הסיכום שלה.

 

** משלחת שבטית/הנהגתית הינה כלי חינוכי משמעותי לחיזוק, גיבוש ופיתוח גדוד או שכבה בוגרת בשבט ומהווה חוויה משמעותית אשר רותמת את החניכים ותורמת להם רבות ברמה האישית והקבוצתית. עם זאת היציאה למשלחת כרוכה בקשב, אחריות, רצינות ומחויבות לתהליך ההכנה הן ברמת החניכים והן ברמת הצוות הבוגר. זאת כדי לאפשר יציאה לשליחות ברמת מוכנות מספקת והקניית כלים להתמודדות עם סיטואציות שונות בעת השליחות ולייצר חוויה חיובית, בטוחה ומשמעותית עבור החניכים והצוות הבוגר. 

 

כל מה שנותר לכם לעשות – הוא להתחיל ולצעוד אל תוך המסע. בחרו לאן תרצו לקחת את החניכים שלכם – ורוצו.

בהצלחה!

הגיע היום.

אתה יוצא למקומות נפלאים!

אז שלום!

עם רגלים בנעלים,

עם שכל בראש-

תמצא את הדרך שלך,

אל תחשוש.

אתה יכול ויודע,

מוכן ומזומן,

ואתה הוא זה שיחליט לאן.

 

אנו כאן בשבילכם על מנת לקדם ולסייע לאורך התהליך.

 

שיהיה בהצלחה,

צוות משלחות קצרות

המחלקה לקשרים בינלאומיים

תנועת הצופים

 

פרסם כתבה »


חץ  תגובות הגולשים לכתבה זו פורסמו 0 תגובות | הוספת תגובה