zofim.org.il
  
 


 
אתר משלחות קצרות
חץ  מגזין הכתבות דף הבית » אתר משלחות קצרות » כתבה: שלבים בהוצאת משלחת שבטית

תמונת מגזין שלבים בהוצאת משלחת שבטית פורסם על ידי דור פוזנר
בתאריך 2/11/2016
בכתבה זו צפו 2601 גולשים

שלבים בהוצאת משלחת שבטית

 

1. הסכמה על משלחת שבטית יחד עם כל הגורמים המעורבים - ראש השבט, מרכזי השבט, מרכזים צעירים - כולם צריכים להיות מעורבים בהחלטה הראשונה לגבי משלחת שבטית, כולם צריכים להיות בעד כדי שתצאו להרפתקה הזו במשותף. מומלץ כבר בשלב זה להחליט על אדם אחד שילווה את תהליך הוצאת המשלחת מתחילתה ועד סופה - זה יכול להיות גם בוגר של השבט שאינו לוקח כרגע חלק פעיל בצופים ודרך המשלחת אולי יחזור לפעילות.

 

2. אפיון צרכים של קהל היעד – בתור התחלה, עליכם לחשוב ולתכנן מהם צרכי השבט וצרכי הקהילה נכון לתקופה זו. משלחת טובה היא משלחת שעונה על מטרות השבט לטווח הרחוק (לדוגמא - חיזוק שכבה בוגרת או שכבת נעורים מסוימת, טיוב תכנית קורס ההדרכה או תהליך הבטחת ח' וכן הלאה).

 

3. האם כבר יש פרטנר? ­– לחלק מהיישובים או הערים ישנן ערים תאומות או שותפויות בינלאומיות עם מדינות מסוימות בעולם. לעיתים הבקשה למשלחת מגיעה מצד נציגי העירייה/המועצה ולעיתים השבט מקבל הזמנה מצד שותפים ממדינה אחרת. המחלקה לקשרים בינלאומיים שמחה לסייע בהוצאת משלחת שבטית מכל סוג ומוכנה לקחת אחריות על משלחת היוצאת מטעם התנועה.

עם זאת, תנאי זה אינו חובה והשבט יכול להוציא משלחת שבטית ללא פרטנר ידוע מראש. אנו נעזור לכם למצוא את הפרטנר המושלם בשבילכם :-)

 

4. קבלת אישור להוצאת משלחת שבטית - לפני שמתקדמים בתהליך, על כל שבט שרוצה לארגן משלחת שבטית לקבל אישור עקרוני ממרכז ההנהגה וממנהל המרחב באגף חינוך של התנועה. בכל הנהגה יש איש צוות הנהגה שאחראי על המשלחות והוא מכיר את הנוהל - פשוט יש לפנות אליו ולבקש אישור שיישלח גם אל דור פוזנר באי-מייל: dor@zofim.org.il

 

5. בחירת יעד המשלחת- ההחלטה מבוצעת ביחד עם מנהל המשלחות הקצרות - בהתאם להיצע המשלחות באותה נקודת זמן ובהתאם ליכולות השבט (תאריכי המשלחות הקיימות אל מול אירועי השבט באותה תקופה, מגבלת מקומות במשלחת וכן הלאה).

רשימת משלחות 2017 - טיוטא ראשונה

 

6. פגישת תכנון משלחת – בשלב זה תתקיים פגישה משותפת למחלקה לקשרים בינלאומיים, מרכז ההנהגה או מלווה השבט בהנהגה והצוות הבוגר בשבט (מרכזי שבט וראש שבט). ארגון פגישה זו הוא באחריות מרכז השבט וחייב להתקיים בתחילת תהליך הוצאת המשלחת.

בפגישה זו תיבחן התכנית השבטית ושיקוף המצב השבטי נכון לאותה תקופה, מקורות מימון (במידה וקיימים – מימון שבטי, הנהגתי, עירוני/יישובי, שותפויות וכן הלאה), גודל המשלחת הרצוי והאפשרי, גיל החניכים אליהם פונה המשלחת, אנשי קשר אשר מולם יתנהל תהליך הוצאת המשלחת לפועל וכן הלאה.

7. מציאת ראש משלחת ומלווה בוגר – בשלב זה יש לבחור מלווים בוגרים למשלחת. דרישות התפקיד לראש המשלחת ומלווה בוגר נמצאים במסמך נפרד. ההמלצה שלנו היא שהמשלחת תתנהל ותתופעל על ידי ראש משלחת שהינו בוגר שאינו מרכז השבט וזאת על מנת להוציא לפועל תכנית חינוכית ולוגיסטית מקיפה ויסודית ככל האפשר. בכל אופן – משלחת היא לא טיול חד יומי בנחל אלכסנדר וצריך לקחת את כל תהליך היציאה למשלחת ברצינות.

 

8. בניית תכנית שנתית - על ראש המשלחת ביחד עם צוות רלוונטי בשבט לכתוב תיק חינוכי ובו:

  • מטרות המשלחת - בהתאם לתכנית השנתית של השבט.

  • מבנה המשלחת - קהל היעד, צוות הדרכה וכו'.

  • תהליך הכנה - תכנון תהליך ההכנה בהתאם לדרישות המחלקה לקשרים בינלאומיים. במידה והשבט מחליט להרחיב ו/או להתאים את תהליך ההכנה למשלחת הספציפית שלו - יש לכתוב זאת בפירוט בתיק החינוכי.

  • לו"ז להמשך - בהתאם לדרישות תהליך ההכנה.

 

9. מפגש הכנה לראש המשלחת – חובה! מפגש הכנה אשר יועבר לכלל ראשי המשלחות על ידי המחלקה לקשרים בינלאומיים. מפגש זה יועבר בשני תאריכים – סבב ראשון בחודש פברואר לטובת שבטים אשר סגרו משלחת בשלב מוקדם וכן סבב שני בחודש מאי, לטובת שבטים שהמשלחת שלהם נסגרה לאחר חודש פברואר.
* בנוסף - ייתכן ועל ראש המשלחת יהיה להגיע ליום הכנה מיוחד מטעם משרד החינוך.

10. התנעת התהליך בשבט -  

  • פרסום המשלחת – הוצאת חוזר לכל הורי החניכים בשכבה הרלוונטית ובו פרטי המשלחת הידועים עד כה וכן תאריך לאסיפת הורים למתן פרטים על המשלחת.

  • קיום אסיפת הורים-  שבה ינכחו מרכזי השבט, ראש המשלחת, ראש השבט ומנהל משלחות קצרות במחלקת קש"ח. באסיפה יינתנו להורים כלל פרטי המשלחת וכן שאלות ההורים יקבלו מענה.

  • איסוף אישור הורים ראשוני – מניסיון, הרבה פעמים הילדים מאוד מעוניינים לצאת למשלחת אך לא משתפים את ההורים שהם מתחילים את תהליך המיון. במקרה כזה, רק בשלב מתקדם, כשההורים מתבקשים לשלם עבור המשלחת, מתחוור לראש המשלחת והמרכז כי חלק מהחניכים שהתקבלו לא יכולים לצאת לאור חוסר אישור מצד ההורים. על כן – אנחנו ממליצים מאוד להדפיס אישור הורים בסיסי (תאריכים, מחיר וכו') אותו יצטרכו החניכים להביא על מנת להתמיין למשלחת. זוהי דרך מעולה גם לקבל הצהרת כוונות ראשונית מצד ההורים לשלוח את הילדים למשלחת השבטית.

  • מיון החניכים – אנו מבקשים וממליצים מכלל השבטים לבצע תהליך מיון חניכים המעוניינים לצאת למשלחת השבטית. זאת על מנת לשדר תחושת יוקרה ורצינות למשלחת וכן כמובן לטובת שבטים בהם מספר המעוניינים גדול ממספר החניכים אשר ניתן להוציא למשלחת.

 

11.  איסוף טפסים ותשלום עבור המשלחת-  לאחר תהליך המיון ופרסום שמות היוצאים למשלחת – יש לאסוף מהחניכים את הטפסים הנדרשים ליציאה למשלחת (טופס פרטים אישיים אלקטרוני, טפסים רפואיים לביטוח, אישור הורים ותצלום דרכון). ניתן לשלוח את הטפסים ישירות למחלקה באמצעות מייל או פקס. במקביל, תשלום עבור המשלחת מתבצע באמצעות אתר התשלומים של המחלקה, מול מנהלת המשרד של המחלקה לקשרים בינלאומיים באמצעות הטלפון, או בצ'קים בהתאם לנהלי התשלום.

 

12. מפגשי הכנה – לכל ראש משלחת תישלח תכנית חינוכית שהינה חובה לכל המשלחות הקצרות של התנועה. במידה וראש המשלחת מעוניין לשנות את התכנית החינוכית למשלחת שלו על מנת להתאימה לחברי המשלחת (רצוי ואפשרי) – עליו לתאם זאת מול רכזת ההדרכה של המשלחות הקצרות. בנוסף המחלקה לקשרים בינלאומיים מארגנת מידי שנה ימים מרוכזים למספר משלחות יחד אשר כדאי מאוד לקחת בהם חלק. כמו כן, כל חברי המשלחת חייבים לעבור תדריך על ידי קצין ביטחון של משרד החינוך כשבועיים לפני יצאת המשלחת. תיאום התדריך תחת אחריות ראש המשלחת.

13.  לוגיסטיקות – המשלחת כבר עוד שנייה פה. בשלב הזה, יש לקנות את כל המוצרים שאנחנו רוצים לקחת איתנו למשלחת (למשל אוכל ישראלי- רצוי ליום בינלאומי אשר קורה בהרבה מחנות). כמו כן, כדאי לקנות סרטים זוהרים לסימון תיקי החניכים של המשלחת ובמידה ונדרש – יש להזמין אוטובוס לנסיעה מהשבט לשדה התעופה (לא חובה, רק אם יש צורך).

14. תחקיר לראש המשלחת – גם הוא חובה על ראש המשלחת והמלווה הבוגר. התחקיר מתקיים במשרד המחלקה לקשרים בינלאומיים ומתבצע על ידי מנהלת המחלקה. על ראש המשלחת להגיע חצי שעה טרם התחקיר על מנת לעבור על הפרטים האחרונים יחד עם מנהל תחום משלחות קצרות.

15. יציאה למשלחת- הגעתם עד כאן, לא עייפים בכלל אבל מרוצים מאוד. כל ההכנות נעשו, כל התדרוכים האחרונים הועברו, המזוודות נארזו וכל כרטיסי הטיסה כבר הודפסו. הכנתם את הכול - ומה עכשיו?

ביום הטיסה, נפגשים עם החניכים בנקודת מפגש בנמל התעופה או במיקום הכינוס ביישוב/בעיר (אם יש הסעה מאורגנת) ומוודאים שכולם הגיעו ושלכולם יש את כל הציוד הדרוש וכמובן דרכון.

בשדה התעופה תפגשו נציג מהמחלקה לקשרים בינלאומיים ולאחר תדריך אחרון וחלוקת נרתיקי טיסה לחניכים ובהם כרטיסי הטיסה ופנקס כיס למשלחיסט - מתחילים את תהליך הכרטוס ולמעשה יוצאים למסע הצופי שלכם מחוץ למדינת ישראל.

שיהיה בהצלחה!

קשר בזמן המשלחת- בזמן השהות בחו"ל על ראש המשלחת להיות זמין 24 שעות ביממה לשיחות או הודעות של מנהל תחום משלחות קצרות. יש לעדכן פעם ביום (במייל או בטלפון, בהתאם למצב הקליטה במקום) אודות הנעשה במשלחת ושלום חבריה. כמו כן – רצוי מאוד מאוד להרבות בתמונות במהלך היום ולשלוח אותן למנהל תחום משלחות קצרות על מנת שיגיעו אל הורי החניכים במייל יומי. זכור – הורים רגועים = ראש משלחת רגוע (וגם להיפך). כמו כן – במידה ואפשרי, אנו ממליצים להעלות סיקורים לאתר או לפייסבוק השבטי על מנת לשתף את שאר חברי השבט בחוויה אותה חווים חברי המשלחת.

לטובת ראש המשלחת, כל התקשורת מול הורי החניכים מתבצעת על ידי מנהל משלחות קצרות. הדבר מאפשר תפעול אחראי ורגוע יותר של חברי המשלחת.

16. מפגש סיכום- מפגש חשוב מאין כמוהו – מטרתו לסגור מעגל ולהציף חוויות אותן החניכים חוו במהלך המשלחת. המפגש עוסק בחוויה האישית של כל חבר במשלחת, ביחסים החברתיים שבין חברי המשלחת, נקודות לשיפור ולשימור מהמשלחת וכיצד ניתן להשתמש בידע והניסיון הנצבר על ידי חברי המשלחת על מנת לקדם ולסייע לשבט, לקהילה ולתנועת הצופים. פעילות הסיכום נכתבה על ידי צוות המחלקה ותישלח לראש המשלחת כחלק מהמערך החינוכי.

יש לבצע מפגש זה עד כחודש לאחר החזרה לארץ!

חשוב לזכור כי המשלחת אינה רק מספר הימים בהם נמצאים מחוץ למדינת ישראל, אלא גם תהליך ההכנה לקראתה ותהליך הסיכום שלה.

17. אות צופי העולם - במפגש הסיכום תוצג בפני החניכים תכנית "אות צופי העולם" של תנועת הצופים העולמית. זוהי תכנית אשר פועלת במדינות רבות ברחבי העולם כאשר חניכים אשר בוחרים לקחת בה חלק צריכים לבצע פרויקט מסוים ובסיומו זוכים באות העולמי. פרטים נוספים יימסרו לכם בהמשך.

כל מה שנותר לכם לעשות – הוא להתחיל ולצעוד אל תוך המסע. בחרו לאן תרצו לקחת את החניכים שלכם – ורוצו.

בהצלחה!

הגיע היום.

אתה יוצא למקומות נפלאים!

אז שלום!

עם רגלים בנעלים,

עם שכל בראש-

תמצא את הדרך שלך,

אל תחשוש.

אתה יכול ויודע,

מוכן ומזומן,

ואתה הוא זה שיחליט לאן.

אנו כאן בשבילכם על מנת לקדם ולסייע לאורך התהליך.

שיהיה בהצלחה,

צוות משלחות קצרות

תנועת הצופים

פרסם כתבה »


חץ  תגובות הגולשים לכתבה זו פורסמו 0 תגובות | הוספת תגובה