zofim.org.il
  
 


 
אתר משלחות קצרות
חץ  מגזין הכתבות דף הבית » אתר משלחות קצרות » כתבה: אז איך מוציאים משלחת שבטית?!

תמונת מגזין אז איך מוציאים משלחת שבטית?! פורסם על ידי מאור שטרן
בתאריך 29/9/2015
בכתבה זו צפו 2363 גולשים

אז קמת בוקר אחד עם שריטה להוציא משלחת שבטית בקיץ הקרוב!

אתה מוצא את עצמך יושב על המיטה, מבולבל ולא יודע מה אתה אמור לעשות. טיסות, ביטוח, טפסים, תהליך הכנה, אריזה, תדריך קב"ט, תחקיר, כספים, אישורים – מאיפה מתחילים ולאן הולכים?!

אז קח נשימה עמוקה – המדריך הזה יעשה לך סדר בבלאגן!

1.      אנחנו רוצים! – אז את השלב הזה כבר עברת. כל הכבוד!

2.      אפיון צרכים של קהל היעד – בתור התחלה, עליך לחשוב ולתכנן מהם צרכי השבט וצרכי הקהילה נכון לתקופה זו. משלחת טובה היא משלחת שעונה על מטרות השבט לטווח הרחוק (לדוגמא - חיזוק שכבה בוגרת או שכבת נעורים מסוימת, טיוב תכנית קורס ההדרכה או תהליך הבטחת ח' וכן הלאה).

3.      האם כבר יש פרטנר? ­– לחלק מהיישובים או הערים ישנן ערים תאומות או שותפויות בינלאומיות עם מדינות מסוימות בעולם. לעיתים הבקשה למשלחת מגיעה מצד נציגי העירייה/המועצה ולעיתים השבט מקבל הזמנה מצד שותפים ממדינה אחרת. המחלקה לקשרים בינלאומיים שמחה לסייע בהוצאת משלחת שבטית מכל סוג ומוכנה לקחת אחריות על משלחת היוצאת מטעם התנועה.

עם זאת, תנאי זה אינו חובה והשבט יכול להוציא משלחת שבטית ללא פרטנר ידוע מראש. אנו נעזור לכם למצוא את הפרטנר המושלם בשבילכם J

4.      בחירת יעד המשלחת- ביחד עם מנהל משלחות קצרות התנועתי- בהתאם להיצע המשלחות באותה נקודת זמן ובהתאם ליכולות השבט (תאריכי המשלחות הקיימות אל מול אירועי השבט באותה תקופה, מגבלת מקומות במשלחת וכן הלאה). הבחירה תתבצע על ידי מרכז השבט. כמו כן, יש לאשר מול ראש השבט וצוות הנהגה- דבר זה נמצא תחת אחריות מרכז השבט. יש להחתים את כלל בעלי התפקידים הרלוונטיים בטופס בקשה להוצאת משלחת שבטית ולשלוח למנהל משלחות קצרות.

רשימת משלחות 2016 - טיוטא ראשונה

5.      פגישת תכנון משלחת (חובה) – לאחר השלמת ושליחת טופס הבקשה, תתקיים פגישה משותפת למחלקת קשרים בינלאומיים, מרכז ההנהגה או מלווה השבט בהנהגה והצוות הבוגר בשבט (מרכזי שבט וראש שבט). ארגון פגישה זו הינו על אחריות מרכז השבט וחייב להתקיים בתחילת תהליך הוצאת המשלחת.

בפגישה זו תיבחן התכנית השבטית ושיקוף המצב השבטי נכון לאותה תקופה (שאותה כבר כתבת בשלב השני! כל הכבוד), מקורות מימון (במידה וקיימים – מימון שבטי, הנהגתי, עירוני/יישובי, שותפויות וכן הלאה), גודל המשלחת הרצוי והאפשרי, גיל החניכים אליהם פונה המשלחת, אנשי קשר אשר מולם יתנהל תהליך הוצאת המשלחת לפועל וכן הלאה.

 

6.      מציאת ראש משלחת ומלווה בוגר – בשלב זה יש לבחור מלווים בוגרים למשלחת. דרישות התפקיד לראש המשלחת ומלווה בוגר נמצאים במסמך נפרד. ההמלצה שלנו היא שהמשלחת תתנהל ותתופעל על ידי ראש משלחת שהינו בוגר שאינו מרכז השבט וזאת על מנת להוציא לפועל תכנית חינוכית ולוגיסטית מקיפה ויסודית ככל האפשר. בכל אופן – משלחת היא לא טיול חד יומי בנחל אלכסנדר J

 

טיפ של אלופים - ראש המשלחת יכול להיות אחד ממדריכי השכבה או בוגר שבט שאנחנו מעוניינים שישקול לחזור לשבט לתפקיד מרכז בוגר. המשלחת בעצם תהיה הדרך להחזיר ולחבר אותו לשבט (דרך מפתה למדי לא?).

רצוי מאוד שמרכז השבט ייצא גם למשלחת – אך כמלווה בוגר ולא כראש המשלחת.

 

7.      עכשיו, אחרי שאתה כבר יודע לאן החניכים שלך יטוסו ועם מי – זה הזמן לתכנן תכנית שנתית–

אנו נבקש ממך (מרכז השבט) לכתוב ולתכנן ביחד עם ראש המשלחת תיק חינוכי ובו:

·         מטרות המשלחת – בהתאם לתכנית השנתית של השבט.

·         מבנה המשלחת – לאיזו אוכלוסייה בשבט החלטנו שהמשלחת פונה ועל אילו צרכים שלהם היא עונה. כיצד נוכל לענות על הצרכים שלהם באמצעות המשלחת? על מה שווה לשים דגש במשלחת כדי להגיע למטרות אלו?

·         לו"ז להמשך – בהתאם לדרישות תהליך ההכנה והסיכום הרשומות בהמשך.

·         תהליך הכנה- תכנון תהליך ההכנה בהתאם לדרישות מחלקת קשרי חוץ. במידה והשבט מחליט להרחיב ו/או להתאים את תהליך ההכנה למשלחת הספציפית שלו – יש לכתוב זאת בפירוט בתיק החינוכי.

 

8.      מפגש הכנה לראש המשלחת – חובה! מפגש הכנה אשר יועבר לכלל ראשי המשלחות על ידי המחלקה לקשרים בינלאומיים. מפגש זה יועבר בשני תאריכים – סבב ראשון בחודש פברואר לטובת שבטים אשר סגרו משלחת בשלב מוקדם וכן סבב שני בחודש מאי, לטובת שבטים שהמשלחת שלהם נסגרה לאחר חודש פברואר.

 

9.      במקביל לשלב הקודם- התנעת התהליך בשבט -  

·     פרסום המשלחת – הוצאת חוזר לכל הורי החניכים בשכבה הרלוונטית ובו פרטי המשלחת הידועים עד כה וכן תאריך לאסיפת הורים למתן פרטים על המשלחת.

·      קיום אסיפת הורים-  שבה ינכחו מרכזי השבט, ראש המשלחת, ראש השבט ומנהל משלחות קצרות במחלקת קש"ח. באסיפה יינתנו להורים כלל פרטי המשלחת וכן שאלות ההורים יקבלו מענה.

·      איסוף אישור הורים ראשוני – מניסיון, הרבה פעמים הילדים מאוד מעוניינים לצאת למשלחת אך לא משתפים את ההורים שהם מתחילים את תהליך המיון. במקרה כזה, רק בשלב מתקדם, כשההורים מתבקשים לשלם עבור המשלחת, מתחוור לראש המשלחת והמרכז כי חלק מהחניכים שהתקבלו לא יכולים לצאת לאור חוסר אישור מצד ההורים. על כן – אנחנו ממליצים מאוד להדפיס אישור הורים בסיסי אותו יצטרכו החניכים להביא על מנת להתמיין למשלחת. זוהי דרך מעולה גם לקבל הצהרת כוונות ראשונית מצד ההורים לשלוח את הילדים למשלחת השבטית.

·     מיון החניכים – אנו מבקשים וממליצים מכלל השבטים לבצע תהליך מיון חניכים המעוניינים לצאת למשלחת השבטית. זאת על מנת לשדר תחושת יוקרה ורצינות למשלחת וכן כמובן לטובת שבטים בהם מספר המעוניינים גדול ממספר החניכים אשר ניתן להוציא למשלחת.

10.  איסוף טפסים ותשלום עבור המשלחת-  לאחר תהליך המיון ופרסום שמות היוצאים למשלחת – יש לאסוף מהחניכים את הטפסים הנדרשים ליציאה למשלחת (טופס פרטים אישיים אלקטרוני, טפסים רפואיים לביטוח, אישור הורים ותצלום דרכון). ניתן לשלוח את הטפסים ישירות למחלקה באמצעות מייל או פקס. במקביל, תשלום עבור המשלחת מתבצע מול מנהלת המשרד של המחלקה לקשרים בינלאומיים באמצעות הטלפון, באמצעות אתר התשלומים של המחלקה או בצ'קים בהתאם לנהלי התשלום. 

11.  מפגשי הכנה – כוללים 3 מפגשים של כשעתיים. לכל ראש משלחת תישלח תכנית חינוכית שהינה חובה לכל המשלחות הקצרות של התנועה. במידה וראש המשלחת מעוניין לשנות את התכנית החינוכית למשלחת שלו על מנת להתאימה לחברי המשלחת (רצוי ואפשרי) – עליו לתאם זאת מול רכז הדרכה של המשלחות הקצרות. בנוסף המחלקה לקשרים בינלאומיים תעשה מאמץ לתאם למשלחת סדנת הסברה ישראלית. כמו כן, כל חברי המשלחת חייבים לעבור תדריך על ידי קצין ביטחון של משרד החינוך כשבועיים לפני המשלחת. תיאום התדריך תחת אחריות ראש המשלחת.

 

12.  לוגיסטיקות – המשלחת כבר עוד שנייה פה. בשלב הזה, יש לקנות את כל המוצרים שאנחנו רוצים לקחת אתנו למשלחת (למשל אוכל ישראל- רצוי ליום בינלאומי אשר קורה בהרבה מחנות). כמו כן, יש לקנות סרטים זוהרים לסימון תיקי החניכים של המשלחת ובמידה ונדרש – יש להזמין אוטובוס לנסיעה מהשבט לשדה התעופה.

 

13. תחקיר לראש המשלחת – גם הוא חובה על ראש המשלחת והמלווה הבוגר. התחקיר מתקיים במשרד המחלקה לקשרים בינלאומיים ומתבצע על ידי ראש המחלקה. על ראש המשלחת להגיע חצי שעה טרם התחקיר על מנת לעבור על הפרטים האחרונים יחד עם מנהל תחום משלחות קצרות.

 

14. יציאה למשלחת- הגעתם עד כאן, לא עייפים בכלל אבל מרוצים מאוד. כל ההכנות נעשו, כל התדרוכים האחרונים הועברו, המזוודות נארזו וכל כרטיסי הטיסה כבר הודפסו. הכנתם את הכול - ומה עכשיו?

ביום הטיסה, נפגשים עם החניכים במיקום הכינוס ביישוב/בעיר, עולים על האוטובוס (שהזמנתם מראש כמובן) ונוסעים לשדה התעופה!

בשדה תפגשו את מנהל תחום משלחות קצרות ולאחר תדריך אחרון וחלוקת נרתיקי טיסה לחניכים ובהם כרטיסי הטיסה ופנקס כיס למשלחיסט- מתחילים את תהליך הכרטוס ולמעשה יוצאים למסע הצופי שלכם מחוץ למדינת ישראל. 

שיהיה בהצלחה!

 

קשר בזמן המשלחת- בזמן השהות בחו"ל על ראש המשלחת להיות זמין 24 שעות ביממה לשיחות או הודעות של מנהל תחום משלחות קצרות. יש לעדכן פעם ביום (במייל או בטלפון, בהתאם למצב הקליטה במקום) אודות הנעשה במשלחת ושלום חבריה. כמו כן – רצוי מאוד מאוד להרבות בתמונות במהלך היום ולשלוח אותן למנהל תחום משלחות קצרות על מנת שיגיעו אל הורי החניכים במייל יומי. זכור – הורים רגועים = ראש משלחת רגוע (וגם להיפך). כמו כן – במידה ואפשרי, אנו ממליצים להעלות סיקורים לאתר הפייסבוק השבטי על מנת לשתף את שאר חברי השבט בחוויה אותה חווים חברי המשלחת.

לטובת ראש המשלחת, כל התקשורת מול הורי החניכים מתבצעת על ידי מנהל משלחות קצרות. הדבר מאפשר תפעול אחראי ורגוע יותר של חברי המשלחת.

 

15. מפגש סיכום- מפגש חשוב מאין כמוהו – מטרתו לסגור מעגל ולהציף חוויות אותן החניכים חוו במהלך המשלחת. המפגש עוסק בחוויה האישית של כל חבר במשלחת, ביחסים החברתיים שבין חברי המשלחת, נקודות לשיפור ולשימור מהמשלחת וכיצד ניתן להשתמש בידע והניסיון הנצבר על ידי חברי המשלחת על מנת לקדם ולסייע לשבט, לקהילה ולתנועת הצופים. פעילות הסיכום נכתבה על ידי צוות המחלקה ותישלח לראש המשלחת כחלק מהמערך החינוכי.

יש לבצע מפגש זה עד כחודש לאחר החזרה לארץ!

חשוב לזכור כי המשלחת אינה רק מספר הימים בהם נמצאים מחוץ למדינת ישראל, אלא גם תהליך ההכנה לקראתה ותהליך הסיכום שלה.

 

16. בית הספר לרוח האדם- במפגש הסיכום תוצג בפני החניכים האפשרות להצטרף לבית הספר לרוח האדם של המחלקה לקשרים בינלאומיים בתנועת הצופים.

מהו בית הספר לרוח האדם? בשנים האחרונות, עם חזרת שליחי התנועה ממשלחות קצרות יותר וארוכות יותר (ביניהן המשלחת לפולין, המשלחת לארה"ב ושלל המשלחות הקצרות) גילינו כי בכל אחד מחניכי המשלחות של תנועת הצופים יש צורך דומה לעשות משהו משמעותי עם אותה אנרגיה שהם קיבלו במשלחת. הבעיה היא שהצורך הזה מתמוסס ככל שחוזרים לשגרה היומיומית של השבט. מטרת בית הספר לרוח האדם אם כן הוא לספק פלטפורמה למעורבות ועשייה משמעותית למען שינוי חברתי לחניכי תנועת הצופים החוזרים ממשלחות התנועה. מטרתנו להכשיר כמה שיותר חניכים בתנועת הצופים לעיסוק חינוכי בנושא אמונה באדם תוך יישום פרוייקטים של מעורבות חברתית בשבט, בהנהגה ובקהילה שבה הם חיים.

אנו מצפים מכל ראש משלחת להציג בפני את חברי המשלחת את בית הספר ולדחוף אותם לקחת חלק פעיל בו. בשנת הפעילות הקרובה אנו שוקדים על תכנית חינוכית משמעותית לבית הספר ומקווים לראות בשנת הפעילות תשע"ז פעילות ענפה שלו.

סומכים עליכם J

 

וכך למדתם כיצד להוציא משלחת שבטית. כל מה שנותר לכם לעשות – הוא להתחיל ולצעוד אל תוך המסע. בחרו לאן תרצו לקחת את החניכים שלכם – ורוצו.

 

בהצלחה!

הגיע היום.

אתה יוצא למקומות נפלאים!

אז שלום!

 

עם רגלים בנעלים,

עם שכל בראש-

תמצא את הדרך שלך,

אל תחשוש.

אתה יכול ויודע,

מוכן ומזומן,

ואתה הוא זה שיחליט לאן.

 

 

אנו כאן בשבילכם על מנת לקדם ולסייע לאורך התהליך.

שיהיה בהצלחה,

צוות תחום משלחות קצרות.

 

פרסם כתבה »


חץ  תגובות הגולשים לכתבה זו פורסמו 0 תגובות | הוספת תגובה